Privatlivspolitik for Frivilligcenter Tønder

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger og sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Frivilligcenter Tønder er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Daglig leder: Liv Jensen

Adresse: Tøndervej 49, 6780 Skærbæk

CVR:  34848811

Telefonnr.: +45 60 24 73 00

Mail: frivilligcentertoender@gmail.com

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Almindelige forenings og personoplysninger:

Navn, mailadresse, telefon, adresse, underafdeling, evt. ægtefælles tlf.nr.

Vi behandler oplysninger om følgende kategorier af personer:

Medlemmer og frivillige. Tilknyttede personer i job, jobtræning, arbejdsprøvning eller flexjob, samt bestyrelsesmedlemmer.

1. Medlemsoplysninger (foreninger):

Foreningens kontaktoplysninger med navn, adresse, telefonnummer, mailadresse på den person, der tegner foreningen – fx leder, formand, kasserer o.l 

2. Oplysninger om frivillige:

Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og forenings-bankkontonummer - fx ”hvem er revisor”, ”hvem er formand” etc.

3. Følsomme personoplysninger:

Ingen

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysningerne fra din forening eller dig selv.

I nogle tilfælde kan der være andre offentlige kilder, såsom at vi finder din adresse ud fra dit tlf.nr. via Krak.

• Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige, anvender vi i begrænset omfang.

• Den aktuelle pjece ”Frivillig sociale organisationer og foreninger i Tønder kommune”

Frivilligcenterets formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At frivilligcenteret har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om frivilligcenterets medlemmer er:

• at opkræve kontingent og sende nyhedsbreve mm. om nye muligheder og relevante informationer for dig/din forening
• At vi kan drive centerets aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
• At administrere din/jeres forenings relation til frivilligcenteret.

Formålene med at behandle oplysninger om centerets frivillige er:

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i frivilligcenteret
• At administrere din relation til centeret.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

• I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af centerets berettigede og legitime interesser som er:
• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til centerets vedtægter
• At du kan opfylde dine og din forenings forpligtelser som medlem af centeret, herunder betale kontingent mv.
• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i centerets regi
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke:

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig/din forening til andre uden for frivilligcenteret til brug for markedsføring uden dit samtykke, men udelukkende til kontaktskabende formål i din/din forenings interesse.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:

Medlemsforeninger:

Vi sletter eller anonymiserer oplysninger om foreningen et halvt år efter at medlemskab, er ophørt.

Frivillige:

Vi sletter eller anonymiserer oplysninger om dig, et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og historik-formål og lignende, så længe de har historisk værdi.

Andre:

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du/din forening iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig/jer (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig/jer berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig/jer slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine/jeres oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine/jeres oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig/jer i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
• Du kan gøre brug af dine/jeres rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig/jer til os. Du/I finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
• Henvendelser med en anmodning om at få rettet eller slettet dine/jeres personoplysninger, undersøger vi mht. om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
• Du/I kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandlingen af dine/jeres personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Den nyeste udgave kan ses her på siden.

Vedtaget af

Bestyrelsen for Frivilligcenter Tønder

Senest revideret d.6.juni 2023